Nội dung của quản lý dự án:

28

Nội dung của quản lý dự án:

1. Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với các dự án.

Quản lý vĩ mô đối với dự án.

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.

Trong quá trình triền khai dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản ý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính, tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống pháp luật, những quy định về chế độ kế toán, bảo hiểm, tiền lương…

Quản lý vi mô đối vơi hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tâm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát,… các hoạt động dự án.

Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán… Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.

2. Lĩnh vực quản lý dự án

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm các nội dung như trong bảng 10.2. Quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần được xem xét nghiên cứu (theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế (PMI)) là:

– Lập kế hoạch tổng quan: Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hoặc các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.

– Quản lý phạm vi: quản lý phạm vi của dự án là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm  ngoài phạm vi của dự án.

– Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là việc lập  kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời gian hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án báo giờ sẽ hoàn thành.

– Quản lý chi phí: quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh p hí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.

– Quản lý chất lượng: quản lý chất lượng là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư.

– Quản lý nhân lực: quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

– Quản lý thông tin: quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời ba câu hỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết cả các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

– Quản lý rủi ro: quản lý rủi ro là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.

– Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hoạt động và điều việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ… cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này nhằm giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài? Tiến độ cung, chất lượng cung ra sao?

 

3. Quản lý theo chu kỳ của dự án

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ của dự án. Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án.

Tùy theo mục đích nghiên cứu, có thể phân chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau. Chu kỳ của mộ dự án sản xuất công nghiệp thông thường được chia thành 4 giai đoạn: xây dựng ý tưởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn triển khai, giai đoạn kết thúc

Giai đoạn xây dựng ý tưởng

Xây dựng ý tưởng dự án là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi dự án được bắt đầu hình thành…. Tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án… là những công việc được triển khai và cần được quản lý trong giai đoạn này.

Quyết định chọn lựa dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, những nội dung được xét đến là mục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, độ rủi ro và ước tính nguồn lực cần thiết. Đồng thời cũng cần làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Phát triển ý tưởng dự án không cần thiết phải lượng hóa hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế.

Giai đoạn phát triển

Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào mà nội dung chủ yếu của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây  là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một dự án. Nội dung của giai đoạn này bao gồm những công việc như sau:. Thành lập nhóm dự án, xác định câu trúc tổ chức dự án; lập kế hoạch tổng quan, phân tích công việc của dự án; lập kế hoạch tiến độ thời gian, kế hoạch ngân sách, nguồn lực cần thiết, kế hoạch chi phí. Kết thúc giai đoạn này tiến trình thực hiện dự án có thể được bắt đầu. Thành công của dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này.

Giai đoạn thực hiện

Giai đoạn thực hiện là giai đoạn quản lý dự án bao gồm các công việc thực hiện như việc xây dựng nhà xưởng và công trình, lựa chọn công cụ, mua sắm thiết  bị và lắp đặt… Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất. Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể, vấn đề so sánh đánh giá lựa chọn công cụ, thiết bị, kỹ thuật lắp đặt, mua thiết bị chính.

Kết thúc giai đoạn này các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây chuyển sản xuất được vận hành.

Giai đoạn kết thúc

Trong giai đoạn kết thúc chu kỳ của dự án, cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực. Một số công việc cụ thể cần được thực hiện để kết thúc dự án là: hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án; kiểm tra lại số sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo; Thanh quyết toán tài chính; đối với sản xuất cần chuẩn bị và bàn giao số tay hướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết, bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành; bố trị lại lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng tham gia dự án.

Giáo trình Lập Dự Án Đầu Tư
PGS.TS. Nguyễn Bạch Nguyệt
   (quantri.vn biên tập và số hóa)