Mục tiêu của quản lý dự án:

29

Mục tiêu của quản lý dự án:

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong  phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.

Nói chung, chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng. Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinh tăng chi phí một số khoản mục nguyên vật liệu. Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo… làm phát sinh tăng một số khoản mục chi phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi  phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi phí gián tiếp (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng.

Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác.

Đánh đổi mục tiêu phải  luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định. Tình huống A&B là những tình huống đánh đổi thường gặp trong quản lý dự án. Theo tình huống A, tại một thời điểm chỉ có một trong ba mục tiêu cố định, trong tình huống B, có hai mục tiêu cố định còn các mục tiêu khác thay đổi. Tình huống C là trường hợp tuyệt đối. Cả ba mục tiêu đều cố định nên không thể đánh đổi hoặc cả ba mục tiêu cùng thay đổi nên cũng không cần phải đánh đổi.

Bảng 10.1 Các tình huống đánh đổi

Loại tình huống

Ký hiệu

Thời gian

Chi phí

Hoàn thiện

A

A1

Cố định

Thay đổi

Cố định

A2

Thay đổi

Cố định

Cố định

A3

Thay đổi

Thay đổi

Cô định

B

B1

Cố định

Cố định

Thay đổi

B2

Cố định

Thay đổi

Cố định

B3

Thay đổi

Cố định

Cố định

C

C1

Cố định

Cố định

Cố định

C2

Thay đổi

Thay đổi

Thay đổi

Trong quả lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý đạt được sự  kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án.

Khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong QLDA, thường theo 6 bước sau đây:

– Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc

– Nghiên cứu các mục tiêu của dự án

– Phân tích môi trường dự án và hiện trạng

– Xác định các lựa chọn

– Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất

– Điều chỉnh kế hoạch dự án.

Giáo trình Lập Dự Án Đầu Tư
PGS.TS. Nguyễn Bạch Nguyệt
   (quantri.vn biên tập và số hóa)