Khái niệm và chức năng của giao tiếp:

31

Khái niệm và chức năng của giao tiếp:

Giao tiếp là sự truyền đạt điều muốn nói từ người này sang người khác để đối tượng có thể hiểu những thông điệp được truyền đi.

Giao tiếp không chỉ đơn thuần là việc truyền thụ ý muốn nói mà còn bao hàm cả việc hiểu được những ý đó nữa. Chẳng hạn, trong nhóm làm việc có một chuyên gia. Chuyên gia này chỉ nói tiếng Anh. Các thành viên khác trong nhóm là người Việt và không ai biết tiếng Anh, vì vậy họ không thể hiểu những gì mà chuyên gia nói. Trong trường hợp đó, chưa thể có sự giao tiếp. Quá trình giao tiếp chỉ xảy ra khi những người lao động Việt Nam trong nhóm hiểu được những gì mà chuyên gia muốn thông báo, giải thích hay truyền đạt.

Trên thực tế một ý tưởng dù lớn hay nhỏ cũng trở nên vô dụng nếu nó không được chuyển đi và không được người khác hiểu. Quá  trình giao tiếp hoàn hảo sẽ xảy ra khi ý nghĩ, hay ý tưởng của người nhận giống hệt với ý nghĩ hay ý tưởng của người gửi. Tuy nhiên, điều này rất ít xảy ra trong thực tế.

Như vậy, có ba điểm cần lưu ý trong khái niệm về giao tiếp, thứ nhất đó là sự trao đổi hai chiều, thứ hai có ít nhất hai đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp, thứ ba thông tin phải được hai bên hiểu rõ. Nếu thiếu một trong ba yếu tố này thì việc giao tiếp chưa hoàn chỉnh.

Giao tiếp trong một nhóm hay một tổ chức có 4 chức năng cơ bản sau đây: kiểm soát, tạo động lực, bày tỏ cảm xúc và thu nhận thông tin.

Giao tiếp có thể thực hiện chức năng kiểm soát hành động của các thành viên theo một số cách nhất định. Chẳng hạn, các nhà lãnh đạo có thẩm quyền có thể đưa ra một số yêu cầu mà các nhân viên dưới quyền phải tuân thủ; hoặc khi người quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền. Khi đó, giao tiếp giữ chức năng kiểm soát.

Quá trình giao tiếp không chính thức cũng kiểm soát các hành vi. Khi các nhóm phê phán một thành viên nào đó không tuân thủ chuẩn mực nhóm (chẳng hạn cố tình tăng năng suất cá nhân để các thành viên ít khả năng hơn có thể bị phê bình hay đuổi việc) thì họ đã không chính thức giao tiếp với người đó nhưng vẫn kiểm soát hành vi của anh ta.

Giao tiếp thúc đẩy động lực bằng cách giải thích rõ cho các nhân viên cách thức tiến hành công việc, thông báo kết quả công việc của họ trong một thời điểm nhất định, chỉ cho họ thấy họ cần phải làm gì để nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc. Việc hình thành mục tiêu cụ thể, thông tin phản hồi về sự tiến bộ của cá nhân, tằng cường các hành vi mong muốn, tất cả đều tạo nên động lực lao động và cần có giao tiếp.

Đối với nhiều nhân viên, nhóm làm việc là môi trường chính để họ quan hệ. Quá trình giao tiếp diễn ra trong nhóm là môi trường chủ yếu để các thành viên bày tỏ sự thất vọng, cảm giác mãn nguyện. Vì vậy, giao tiếp cho phép các thành viên bày tỏ cảm xúc và đáp ứng các nhu cầu xã hội.

Chức năng cuối cùng của giao tiếp là cung cấp thông tin mà các cá nhân và các nhóm cần để đưa ra quyết định.

Trong 4 chức năng này, không có chức năng nào được xem quan trọng hơn các chức năng khác. Để cho các nhóm hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý cần duy trì một hình thức kiểm soát đối với các thành viên, khuyến khích các thành viên hoạt động, tạo điều kiện để họ có thể bày tỏ cảm xúc và lựa chọn. Có thể khẳng định rằng mọi quá trình giao tiếp xảy ra trong một nhóm hay một tổ chức đều là sự kết hợp của một hay nhiều chức năng trên

 

Giáo trình Hành vi tổ chức 
Chủ biên: PGS.TS. Bùi Anh Tuấn
  PGS.TS. Phạm Thúy Hương

 

  (quantri.vn biên tập và số hóa)