Khái niệm quản trị cung ứng:

19

Khái niệm quản trị cung ứng:

Trong thực tế khi nói về hoạt động cung ứng, người ta có thể dùng các từ:

-Mua hàng/Mua sắm

-Thu mua

-Quản trị cung ứng

Ba khái niệm này không hoàn toàn trùng khớp với nhau mà là ba bước phát triển của hoạt động cung ứng.

1. Mua hàng/Mua sắm

Là 1 trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của doanh nghiệp. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ để phục vu cho hoạt động của doanh nghiệp. Các hoạt động đó bao gồm:

+Phối hợp với các phòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc….cần cung cấp.

+Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp, xác định lượng hàng hóa thực sự cần mua.

+Xác định các nhà cung cấp tiềm năng.

+Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng

+Đàm phán với các nhà cung cấp tiềm năng

+Phân tích các đề nghị

+Lựa chọn các nhà cung cấp

+Soạn thảo đơn đặt hàng/hợp đồng

+Thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vướng mắc

+Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng.

2. Thu mua

Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược. Cụ thể, thu mua bao gồm các hoạt động:

+Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật.

+Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích có giá trị

+Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

+Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp

+Quản lý quá trình vận chuyển

+Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng lại các nguyên liệu.

3. Quản trị cung ứng:

Là sự phát triển ở một bước cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật thì quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lược. Những hoạt động cụ thể của quản trị cung ứng là:

+Đặt quan hệ trước để mua hàng (Early Purchasing Involvement – EPI) và đặt quan hệ trước với các nhà cung cấp (Early Supplier Involvement – ESI) ngay trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của các sản phẩm quan trọng, việc làm này được thực hiện bởi nhóm chức năng chéo.

+Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua

+Sử dụng sự thỏa thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lược với các nhà cung cấp để phát triển mối quan hệ với những nhà cung cấp chủ yếu cũng như quản lý chất lượng và chi phí.

+Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trường cung ứng của doanh nghiệp

+Phát triển các chiến lược, các kế hoạch thu mua dài hạn cho các nguyên liệu chủ yếu

+Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng

+Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp

Thực tế chứng minh rằng: hoạt động cung ứng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm, chi phí và năng suất lao động của doanh nghiệp. Cung ứng tốt là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao tính năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trên thương trường.

Hệ thống quản lý vật tư kịp thời (Just – in – time: JIT) ra đời và phát triển, cho phép giảm lượng tồn kho một cách đáng kể. Như vậy, ở giai đoạn này nhận thức của vai trò mua hàng đã thay đổi cơ bản, người ta coi mua hàng/cung ứng là chức năng quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Các công ty Mỹ (kể cả xí nghiệp sản xuất, công ty thương mại, dịch vụ) cố gắng thi đua làm việc theo kiểu Nhật Bản:

+TQC (Total Quality Control – Kiểm tra chất lượng toàn diện);

+JIT (Just In Time_Vừa đúng lúc);

+Kamban: Kamban theo tiếng Nhật đơn giản là tấm thẻ hay giấy chứng nhận.

Trong phương thức sản xuất JIT, người công nhân ở công đoạn sản xuất, sau khi nhận sản phẩm của công đoạn sản xuất trước, nếu đạt yêu cầu sẽ để lại 1 thẻ kamban xác nhận chất lượng sản phẩm, đồng thời điều đó có nghĩa là đặt sản xuất thêm sản phẩm như vậy, Kamban là công cụ quan trọng trong hệ thống sản xuất JIT.

+KAIZEN: Kaizen tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến, cải thiện. Hơn nữa kaizen còn có nghĩa là sự cải tiến không ngừng, liên quan đến tất cả mọi người, từ nhà quản trị cao cấp đến công nhân. Triết lý Kaizen cho rằng: lối sống của con người (dù là lối sống cá nhân, gia đình hay toàn xã hội) đều cần được cải thiện liên tục…

Những thay đổi trên cộng với sự phát triển của thương mại điện tử và việc các nhà lãnh đạo cao cấp ngày càng thấy vai trò quan trọng của quản trị mua hàng/ cung ứng đã dẫn đến sự thay đổi to lớn trong lĩnh vực này. Các nhà quản trị nhận ra rằng: trong cơ cấu tổ chức của bộ phận cung ứng cần có.

-Những nhân viên chuyên nghiệp làm các nhiệm vụ chiến thuật, chuyên lo mua sắm nguyên vật liệu, máy móc… nhằm đảm bảo cho sản xuất liên tục, nhịp nhàng trong điều kiện tồn kho tối thiểu.

-Các nhà quản trị cung ứng, thực hiện những nhiệm vụ chiến lược như: tham gia vào các nhóm chức năng chéo, xây dựng chiến lược cung ứng nói riêng, chiến lược kinh doanh nói chung cho tổ chức. Họ sẽ tham gia vào việc phát triển các sản phẩm mới, chịu trách nhiệm lựa chọn nguồn cung cấp, giữ gìn và phát triển quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng, các liên minh chiến lược ký các hợp đồng cung ứng… nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Nói tóm lại, hoạt động cung ứng đã chuyển từ tập trung vào các hoạt động chiến thuật sang tập trung vào chiến lược. Chiến lược cung ứng trở thành vũ khí chiến lược sắc bén, có tầm quan trọng ngang với chiến lược marketing, chiến lược sản xuất – kinh doanh, chiến lược tài chính. Chiến lược cung ứng là một bộ phận hữu cơ trong chiến lược kinh doanh chung của tổ chức.

Nguồn: Quantri.vn (Biên tập và hệ thống hóa)