Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp.:

36

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp.:

Có một số yếu tố có thể làm chậm hoặc tác động tiêu cực đến quá trình chuyển giao thông tin một cách hiệu quả. Trong phần này, chúng tôi đề cập đến một số yếu tố chủ yếu như lọc tin, trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo cảm tính, sự khác biệt về giới tính, cảm xúc, khả năng hiểu và sử dụng ngôn ngữ giao tiếp, sự xuất hiện của các yếu tố phi ngôn từ.

Lọc tin: Là quá trình lựa chọn và thay đổi cách chuyển tải thông tin có chủ ý của người gởi để làm vui lòng người nhận. Ví dụ, khi một nhà quản lý nói với lãnh đạo của mình cái mà anh ta cảm thấy lãnh đạo muốn nghe, tức là anh ta đang lọc thông tin.

Mức độ lọc tin phụ thuộc vào cấp bậc trong bộ máy của tổ chức. Càng có nhiều cấp bậc trong hệ thống phân cấp của tổ chức bao nhiêu thì càng có nhiều cơ hội để lọc thông tin bấy nhiêu.

Trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo cảm tính: Người nhận thông tin trong quá trình giao tiếp sẽ nhận và nghe thông tin chuyển đến một cách chọn lọc căn cứ vào nhu cầu, động cơ, kinh nghiệm, kiến thức và cá tính của anh ta. Người nhận cũng gởi gắn ý thích và mong muốn của mình vào quá trình giao tiếp khi anh ta giải mã thông tin. Người phỏng vấn tuyển nhân viên cho rằng một ứng viên nữ thường đặt gia đình lên trên sự nghiệp và anh ta có thể thấy đó là điểm cần ưu tiên cho các ứng viên nữ, bất kể ứng viên đó có nghĩ như vậy hay không. Trong nhiều trường hợp, các cá nhân đưa ra phán xét của mình về thực tế khách quan dựa trên sự diễn giải của họ về thực tế đó.

Sự khác biệt về giới tính: Giới tính cũng là một yếu tố cản trở quá trình giao tiếp hiệu quả vì giới tính khác nhau tạo nên những phong cách khác nhau. Các công trình nghiên cứu cho thấy nam giới dùng trò chuyện để nhấn mạnh địa vị còn phụ nữ dùng nó để tạo mối liên hệ. Vì vậy, đối với nam giới, giao tiếp là phương tiện để gìn giữ tính độc lập và duy trì địa vị của họ trong xã hội. Đối với phụ nữ, giao tiếp là cuộc thương lượng, tạo sự gần gũi mà ở đó người ta cố gắng tìm kiếm và khẳng định sự ủng hộ.

Cảm xúc khi nhận thông điệp ảnh hưởng đến cách thức mà cá nhân diễn dịch và hiểu thông điệp đó. Cùng một thông điệp, khi người nhận đang bực tức và chán nản nó sẽ được diễn dịch ra khác với khi người đó đang vui.

Các cảm xúc thái quá (quá vui hoặc quá buồn) cản trở nhiều nhất đến quá trình giao tiếp hiệu quả. Khi đó, người ta thường có khuynh hướng bỏ qua quá trình suy nghĩ logic và thay thế chúng bằng các phán xét theo cảm xúc.

Khả năng hiểu và sử dụn ngôn ngữ giao tiếp: Khi đối tượng thực hiện quá trình giao tiếp từ các nước khác nhau, trình độ hiểu và vận dụng ngôn ngữ chung ảnh hưởng nhiều đến kết quả giao tiếp. Ngay cả những người nói chung một ngôn ngữ thì tuổi tác, trình độ văn hóa… cũng có thể ảnh hưởng đến cách diễn đạt và trình độ hiểu biết của họ về các vấn đề đang bàn luận. Chẳng hạn, ngôn ngữ của một nhà nghiên cứu có thể khác với ngôn ngữ của một công nhân, ngôn ngữ của người có học vị tiến sỹ có thể khác với người mới có bằng tốt nghiệp phổ thông trung học. Trên thực tế, người công nhân chắc chắc sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu những vấn đề mà nhà nghiên cứu muốn nói.

Trong một tổ chức, các nhân viên thường có trình độ, kiến thúc khác nhau. Hơn nữ, việc phân chia người lao động thành các phòng ban chức năng sẽ hình thành một số nhóm mà ở đó người ta thường sử dụng từ ngữ chuyên môn hay kỹ thuật riêng của mình làm cho người ngoài cuộc không hiểu. Trong các tổ chức quốc tế, các thành viên có thể đến từ nhiều nước khác nhau và các cá nhân ở mỗi khu vực địa lý sẽ sử dụng thuật ngữ và ngôn từ duy nhất chỉ có trong khu vực của mình. Sự tồn tại các cấp bậc theo kiểu quản lý trực tuyến cũng gây nên các vấn đề về ngôn ngữ.

Nếu chúng tat điều chính được cách sử dụng ngôn ngữ của mỗi người trong nhóm thì những khó khăn trong giao tiếp sẽ được giảm thiểu. Tuy nhiên, các thành viên trong một tổ chức thường không biết nên điều chỉnh ngôn ngữ như thế nào. Người gởi luôn mong muốn người nhận hiểu rõ các từ và thuật ngữ mà họ sử dụng nhưng điều đó không phải bao giờ cũng xảy ra.

Các dấu hiệu phi ngôn từ: Giao tiếp phi ngôn từ là một cách quan trọng để người ta chuyển thông điệp. Nhưng giao tiếp phi ngôn từ thường đi kèm với việc chuyển tải thông tin qua lời nói. Khi cả hai hình thức giao tiếp hòa hợp, chúng sẽ thúc đẩy lẫn nhau. Chẳng hạn từ ngữ mà người lãnh đạo sử dụng nói với người nghe rằng ông ta đang tức giận, giọng nói và cử chỉ thể hiện sự tức giận; vì vậy người nghe có thể kết luận, đúng là ông ta tức giận. Khi các dấu hiệu phi ngôn từ không hài hòa với thông điệp bằng lời nói thì người nhận sẽ lúng túng và sẽ làm mất tính rõ ràng của thông điệp.

Giáo trình Hành vi tổ chức 
Chủ biên: PGS.TS. Bùi Anh Tuấn
  PGS.TS. Phạm Thúy Hương

  (quantri.vn biên tập và số hóa)